Audit terhadap Siklus Penjualan dan Penagihan Piutang

1.Akun dan dokumen dalam siklus penjualan dan penagihan terbagi atas dua komponen:

Ø  Akun dalam siklus penjualan dan penagihan piutang

Ø  Dokumen dalam Siklus Penjualan dan Penagihan Piutang

Dokumen dalam Siklus penjualan dan Penagihan Piutang

Ø  Bill of lading – kontrak tertulis antara pengangkut dengan penjual mengenai penerimaaan dan pengiriman barang.

Ø  Sales invoice – dokumen yang berisi deskripsi barang yang dijual, kuantitas, harga,biaya pengangkutan, dan hal lain yang relevan.

Ø  Credit memo – dokumen yang menerangkan pengurangan jumlah piutang utang dagang karena adanya pengembalian atau allowance yang diberikan.

Ø  Remittance advice – dokumen yang dikirimkan bersamaan dengan sales invoice kepada pelanggan,yang akan dikembalikan pada saat pembayaran oleh pelanggaan

Ø  Customer statement – dokumen yang berisi ringkasan mengenai mutasi dan saldo rekening utang dagang yang dimiliki oleh seorang pelanggan.

2. Pemisahan Fungsi dalam Siklus Penjualan

A. Otorisasi transaksi penjualan: transaksi penjualan dimulai dengan adanya “customer order”. “Customer order” dijadikan dasar untuk penyiapan”sales order”

B. Persetujuan kredit: copy “sales order” dikirim ke credit department untuk mendapat persetujuan. Persetujuan diberikan berdasarkan kredit limit dan kinerja dari pelanggan ybs.

C. Pencatatan penjualan: Bagian Account Receivable mengelola accounts receivable subsidiary ledger; dan Bagian General Accounting mengelola general ledger

D. Penyimpanan barang: dilakukan oleh bagian gudang

Fungsi Otorisasi:

Ø  Menerima order dari pelanggan

Ø  Persetujuan kredit dan penagihan piutang

Fungsi Pencatatan:

Ø  Pencatatan penjualan dan proses billing

Ø  Pencatatan fisik persediaan

Ø  Pengelolaan general ledger accounting records

Ø  Pengelolaan detailed accounts receivable records

Fungsi Pengelolaan Fisik Aset:

Ø  Persediaan barang (inventory)

Ø  Pemrosesan cash receipts

3. Tujuan Audit untuk Transaksi Penjualan

a. Existence (Keberadaan) Transaksi Penjualan

Ø  Test of control (Pengujian Pengendalian) – examine (telaah)sales invoice apakah sesuai dengan bill of lading dan customer order yang terkait.

Ø  Substantive test – Auditor harus memperhatikan tiga jenis

misstatements yang sering terjadi

Ø  Pencatatan penjualan tanpa pengiriman barang (recorded sales with no shipment) – trace (trasir) dari sales journal entry ke shipping document

Ø  Penjualan dicatat lebih dari sekali (sales recorded more than once) – periksa apakah ada pembatalan dokumen pengangkutan

Ø  Pengiriman dilakukan kepada pelanggan fiktif – pegawai yang mencatat penjualan harusnya tidak merangkap fungsi otorisasi pengiriman.

b. Completeness (Kelengkapan) Transaksi Penjualan

Ø  Test of control.Teliti jumlah dan urutan shipping documents (yang prenumbered).

Ø  Substantive test.Salah satu prosedur yang efektif adalah men-trace dari shipping documents (dokumen pengangkutan) ke sales invoice dan entry dalam sales journal.

c. Accuracy (Akurasi) Transaksi Penjualan

Ø  Test of control.Examine (telaah) approved price list untuk meneliti akurasi dan apakah telah mendapat otorisasi.

Ø  Substantive test. Ambil entries dalam sales journal kemudian bandingkan dengan rincian ledger accounts receivable dan sales invoices.

d. Classification (Klasifikasi) Transaksi Penjualan

Ø  Menguji dokumen yang terbungkus untuk verifikasi duplikat

Ø  Substantive test.Perhatikan cara penjurnalan,tidak diperkenankan mendebit accounts receivable untuk penjualan tunai atau mengkredit penjualan untuk penerimaan kas dari penagihan piutang. Tidak diperkenankan pula untuk mencatat penjualan operating assets sebagai sales. Prosedur yang sering digunakan adalah menelaah duplicate sales invoice untuk meneliti kebenaran klasifikasi penjurnalan.

e. Timing (Ketepatan Waktu) Transaksi Penjualan.

Ø  Test of control.Periksa kelengkapan dan urutan shipping documents

Ø  Substantive test .Penjualan harus dicatat pada saat kepemilikan barang sudah beralih pada pihak pembeli.Prosedur yang biasanya digunakan adalah tanggal pencatatan sales journal dengan tanggal pada duplicate sales invoice dan shipping document.

f. Posting and Summarization Transaksi Penjualan

Ø  Test of control.Examine (telaah) bukti-bukti bahwa accounts receivable master file telah direkonsiliasi dengan general ledger-nya

Ø  Substantive test.Lakukan footing dan cross-footing terhadap sales journal dan trace jumlah totalnya ke general ledger.